Die Ist-Aufnahme oder Ist-Analyse ist ein Begriff aus dem Projektmanagement. Sie stellt die Phase eines Vorgehensmodells dar, die der objektiven Ermittlung eines aktuellen Problems („Ist-Zustand“) – möglichst ohne Bewertung oder Verzerrung – dient. Die Wertung erfolgt in der nachfolgenden Phase der Ist-Kritik. Da eine Ist-Aufnahme meist zeit- und kostenintensiv ist, wird nach Möglichkeiten gesucht, diesen Aufwand zu minimieren.

Die als Verzichtsthese bekannte Option verzichtet auf eine Ist-Aufnahme mit der Begründung, dass die Kenntnis des Status quo wenig zur Problemlösung beitragen kann. Die Verzichtsthese nimmt damit das Risiko einer nicht umsetzbaren Lösung bewusst in Kauf.

Die Pflichtthese hingegen erklärt die Ist-Aufnahme für unabdingbar. Die Ist-Aufnahme muss möglichst qualitativ hochwertige und aussagekräftige Ergebnisse bei niedrigstmöglichem Aufwand, insbesondere Kosten, liefern.

Als Methoden stehen – bei wachsender Kostenintensität – die Dokumentenanalyse (Sekundärerhebung) und die verschiedenen Methoden der Primärerhebung zur Verfügung:

• Selbstaufschreibung,
• Fragebogen,
• Befragung,
• Beobachtung, insbesondere die Multimomentstudie.

Es gilt, umfangreiche Daten über den ausgewählten Bereich zu sammeln, ohne das Ziel des Vorhabens (Soll-Zustand) außer Acht zu lassen und die Ist-Aufnahme nicht umfangreicher als notwendig zu gestalten. Demnach ist hier ein Trade-off zu erkennen: Auf der einen Seite führt eine zu einfache, oberflächliche Ist-Aufnahme dazu, dass mögliche Probleme nicht aufgedeckt werden können. Auf der anderen Seite kann eine zu genaue Erhebung dazu führen, dass man aufgrund zu vieler erhaltener Daten die eigentlich zugrunde liegenden Probleme der Organisation nicht mehr zu erkennen vermag („Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht!“) oder zu viel Zeit mit der Erhebung unwesentlicher Daten verliert.

Quellen der Ist-Aufnahme stellen Mitarbeiter und Manager aber auch Akten, Rechnungen, Schreiben usw. dar. Inhalte der Ist-Aufnahme können zum Beispiel Arbeitszeiten, Durchlaufzeiten, Wartezeiten, Kosten oder auch der Zeitpunkt der Arbeitsausführung und Ähnliches sein. Der Inhalt wird immer von der Organisation und der Ursache der Analyse abhängig sein.

Zur Darstellung der Ergebnisse eignen sich verschiedene Formen von Diagrammen, Listen, eine Entscheidungstabelle oder auch ein Informationsflussplan und alles was dazu geeignet ist, das Ergebnis bestmöglich darzustellen. Hier muss besonders darauf geachtet werden, die wesentlichen Informationen darzustellen, um in den weiteren Phasen des Vorgehensmodells die Probleme und Konflikte des vorhandenen Systems stets vor Augen zu haben.

In Fragebögen kommen oft mehrstufige Skalen zum Einsatz, um Meinungen und Einstellungen zu messen. Die Mehrstufigkeit kommt zum einen dem Befragten zugute, der so seine Meinung differenziert darstellen kann. Zum anderen entspricht sie dem Bedürfnis des Auswerters, dem mit einer differenzierten Skala eine breitere Auswahl an Analysemethoden zur Verfügung stehen. Wie genau diese Skala gewählt werden soll bzw. kann, will ich im Folgenden beschreiben.

1. Verbalisierte oder endpunktbenannte Skala

Bei verbalisierten Skalen ist jeder Skalenpunkt mit einer verbalen Benennung versehen, wie zum Beispiel hier:

Bei endpunktbenannten Skalen dagegen benennen nur die beiden expremen Skalenpunkte und die Skalenpunkte dazwischen werden zur Orientierung mit aufsteigenden Zahlen versehen, wie hier:

Der Vorteil der verbalisierten Skala ist, dass der Umgang mit ihr einfach für den Befragten ist, da er nicht über die Skala nachdenken muss. Der Nachteil ist, dass die resultierenden Daten ordinal und nicht als gleichabständig betrachtet werden können. Zudem ist es oft schwierig, eine passende sprachliche Formulierung für alle Punkte, vor allem für den mittleren, zu finden.

Dieses Problem entfällt bei der endpunktbenannten Skala. Dafür ist diese aber für den Befragten schwieriger. Deshalb ist eine gute Einführung anhand eines Beispiels zu Beginn des Fragebogens hier sehr wichtig. Der große Vorteil der endpunktbenannten Skala liegt in der Intervallskalierung der Daten, da die Skalenpunkte als gleichabständig betrachtet werden können.

Mein Tipp: Verwenden Sie eine endpunktbenannte Skala und führen die Verwendung der Skala in einem Beispiel zu Beginn des Fragebogens leicht verständlich ein.

2. Gerade oder ungerade Anzahl an Skalenpunkten

Sollen die Skalenpunkte eine gerade oder ungerade Anzahl haben? Die Frage ist schwierig zu beantworten. Hier zeige ich nur die Nachteile beider Möglichkeiten auf. Entscheiden Sie selbst!

Bei einer ungeraden Skala kann der mittlere Skalenpunkt als Fluchtkategorie verwendet werden, wenn sich der Befragte nicht entscheiden kann oder will.  Bei der geraden Skala gibt es keine Mitte. Die Befragten, die sich eigentlich der Mitte zuordnen müssen werden gezwungen, sich für eine Tendenz zu entscheiden.

Es wird allgemein empfohlen, legitime Fluchtkategorien, wie z.B. eine Kategorie „keine Meinung“ oder „weiß nicht“ sparsam zu verwenden, da diese sonst zu häufig verwendet werden.

3. Breite der Skala

Wie viele Punkte soll die Skala haben? Die Breite der Skala soll sich an der Abstraktionsfähigkeit der Befragten orientieren. Allgemein kann man sagen, dass man nicht mehr als 10 Punkte verwenden soll, da dies die Befragten überfordern würde. Mit 3 oder weniger Punkten sind die Befragten häufig unzufrieden, da sie ihre Antwort nicht genügend differenziert ausdrücken können.

Bewährt hat sich eine Skala mit 5 bis 9 Punkten.

4. Orientierung der Skala

Die Skala sollte links vom niedrigen Wert (= keine Zustimmung) nach rechts zum hohen Wert (= Zustimmung) verlaufen. Das kommt dem Befragten entgegen, der intuitiv diese Ordnung erwartet. Gleichzeitig macht es die Dateneingabe mit aufsteigenden Ziffern leichter und auf den Daten kann später ohne Umkodierung direkt gerechnet werden.

5. Optische Verstärkung

Verwenden Sie keine optische Verstärkung der Skala. In Experimenten hat sich gezeigt, dass die Verwendung von Keilen oder größer werdenden Kästchen die Ergebnisse verändert. Auch die Verwendung von Minuszeichen, z.B. bei einer Kodierung von -2 bis 2  beeinflusst die Ergebnisse. Also in diesem Falll lieber 1 bis 5 verwenden.

Abbildung: Skala für eine sinnvolle Bewertung